Employee Life Cycle Mampu Tingkatkan Produktivitas Perusahaan

 

Setiap kehidupan memiliki siklusnya, termasuk siklus hidup karyawan atau employee life cycle. 

Ini bukan sekadar memperkirakan berapa tahun karyawan akan bertahan. Bukan pula melihat keterlibatan karyawan semata. Ini tentang pemahaman menyeluruh tentang employee life cycle.

Pemahaman yang baik terhadap hal ini mendorong employee experience sekaligus meningkatkan produktivitas perusahaan.

Apa Itu Employee Life Cycle?

Definisi dan tujuan

Employee life cycle merupakan gambaran berbagai tahapan yang dilalui oleh karyawan mulai saat ia bekerja hingga mengundurkan diri.

Definisi lain employee life cycle adalah metode untuk memvisualisasikan bagaimana karyawan terlibat atau menjadi bagian dalam perusahaan. 

Idealnya, perusahaan harus memiliki gambaran siklus ini. Tujuannya, membantu tim HR merencanakan strategi kebutuhan karyawan.

Hal senada diungkapkan oleh Linda Shaffer, Chief People Operations Officer di Checkr.

Shaffer menyatakan bahwa memahami employee life cycle secara komprehensif sangat penting untuk keberhasilan pengelolaan sumber daya manusia di suatu organisasi. Dan, perusahaan dapat membuat kebijakan dan prosedur yang mendukung pertumbuhan serta perkembangan karyawan.

Setiap tahap begitu bermakna

Employee life cycle mengadopsi pemetaan customer journey, yang dilakukan oleh tenaga pemasar. 

Banyak ahli marketing yang memiliki tiga hingga enam tahap customer journey. Namun intinya, customer journey memiliki tahapan awareness, consideration, dan decision.

Gagasan tersebut diadopsi ke berbagai hal, termasuk dalam bidang human resources.

Employee life cycle memiliki tujuh tahapan, 

yaitu attraction, recruitment, onboarding, retention, development, offboarding, dan happy leavers.

Setiap tahapan begitu bermakna dan saling terkait. Tim HR dapat merancang strategi untuk masing-masing tahapan, meskipun tak sedikit perusahaan yang mengesampingkannya.

Mengapa Perusahaan Harus Memahami Employee Life Cycle?

#1 Dorong employee experience

Memantau berbagai tahapan employee life cycle dapat meningkatkan employee experience sebelum, selama, dan setelah karyawan bekerja di perusahaan. 

Kondisi ini terjadi ketika tim HR memenuhi kebutuhan karyawan yang berbeda pada setiap siklus. Mulai dari perekrutan, onboarding, retensi, dan seterusnya.

Di tengah proses, tim HR akan mengetahui perasaan karyawan tentang pekerjaan dan tempat kerjanya serta mengidentifikasi kesenjangan di setiap tahap. 

Sebagai konsultan dan pelatih perubahan budaya, Lisa Schmidt berpendapat perusahaan perlu memahami kebutuhan karyawan yang berubah dari waktu ke waktu dan masing-masing dari mereka membutuhkan dukungan yang berbeda.

Perbedaan kebutuhan tergantung pada preferensi, pengalaman, dan keterampilan karyawan. Schmidt mencontohkan:

• Karyawan baru 

Ia memiliki banyak antusiasme, tetapi sedikit pemahaman tentang bagaimana menyelesaikan tugas secara khusus. 

Di kondisi itu, ia memerlukan dukungan yang baik sehingga dapat bekerja, berperilaku, serta menunjukkan nilai yang diharapkan oleh perusahaan.

• Karyawan lama

Ia memiliki kinerja bagus dan baru saja dipromosikan menjadi manajer. Ia memahami budaya perusahaan, tetapi tidak memiliki keterampilan untuk memimpin tim. 

Jadi, tim HR dapat memberikan manajer baru berupa program pengembangan yang dibutuhkan dan pelatihan kepemimpinan.

#2 Tingkatkan produktivitas perusahaan

Pemahaman yang baik terhadap employee life cycle memungkinkan tim HR mengetahui masalah yang sedang terjadi, memberikan motivasi kerja, hingga menciptakan lingkungan kerja yang disukai oleh karyawan. 

Selanjutnya, tim HR dapat mengubah strategi masing-masing tahapan guna meningkatkan produktivitas perusahaan. Jadi, karyawan merasa nyaman dan bahagia saat bekerja.

Riset Salesforce menunjukkan organisasi dengan employee experience yang hebat dapat meningkatkan pendapatan mereka hingga lebih dari 50 persen. Penyebabnya adalah karyawan yang merasa bahagia, sehingga lebih produktif dan berkinerja lebih baik.

#3 Retensi karyawan

Perusahaan yang merancang employee life cycle dengan baik dapat memprediksi dan mempertahankan karyawan lebih lama. 

Misalnya, memperkuat strategi onboarding karyawan baru. Proses onboarding akan mengurangi pergantian karyawan. Karena di tahap itu, mereka merasa diterima dan dihargai oleh rekan setim.

Jika berhasil melakukan retensi karyawan, maka perusahaan bisa menekan biaya dan proses rekrutmen cukup rumit.

7 Tahap Employee Life Cycle

#1 Attraction

Attraction adalah tahap awal di employee life cycle. Ini tahap di mana kandidat tertarik dengan lowongan pekerjaan di perusahaan Anda. 

Data Glassdoor pada 2021 memperlihatkan tiga dari empat pencari kerja cenderung melamar pekerjaan jika perusahaan aktif mengelola employer branding. 

Ya, employer branding menjangkau kandidat terbaik yang sesuai kriteria. Namun, ini tidak sekadar mengunggah job ads saja, tetapi menciptakan reputasi dan persepsi yang diinginkan oleh perusahaan

Bila tim HR akan menjalankan employer branding, maka Anda perlu

• Menentukan persona karyawan dan saluran rekrutmen yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan
• Unggah konten tentang kegiatan perusahaan hingga hal-hal yang disukai oleh angkatan kerja saat ini di media sosial
• Cek demografi media sosial dan halaman karier laman perusahaan secara berkala untuk mendapatkan insight dari pencari kerja

#2 Recruitment

Tahap kedua adalah recruitment. Ini adalah proses menemukan orang yang tepat untuk tim sambil memberikan candidate experience positif.

Optimalkan tahap ini dengan memperhatikan:

• Job ads: fokus menulis tanggung jawab dan gunakan bahasa inklusif untuk menghindari diskriminasi kandidat
• Proses seleksi: pastikan proses aplikasi singkat dan efektif dengan meminta informasi yang cukup untuk menentukan ketepatan kandidat ke tahap selanjutnya atau tidak
• Transparansi: bersikap terbuka dengan kandidat tentang proses rekrutmen dan hal-hal yang diharapkan oleh perusahaan kepada karyawan baru

#3 Onboarding

Onboarding adalah proses yang sangat penting bagi karyawan baru untuk menyesuaikan diri dengan tugas dan lingkungan kerja. 

Langkah ini membuat karyawan baru merasa diterima dan menjalankan perannya dengan baik. Namun, Anda perlu:

• Mendiskusikan visi dan nilai perusahaan: karyawan baru harus mengetahui nilai dan visi perusahaan yang akan dijalankan saat bekerja serta diskusi agar perspektif perusahaan dan karyawan selaras
• Menguraikan ekspektasi dengan jelas: deskripsikan detail pekerjaan dan ekspektasi dengan jelas serta berikan pemahaman bahwa hal itu penting untuk kesuksesan perusahaan 
• Pertemuan rutin: jadwalkan pertemuan tatap muka rutin dengan karyawan baru setelah beberapa minggu, tanyakan bagaimana ia mengelola tugas, tantangan ia hadapi, dan sebagainya

#4 Retention

Tahap retensi adalah bagian yang panjang dari employee life cycle. 

Jacob Morgan, penulis The Employee Experience Advantage, mengatakan bahwa cara terbaik untuk mempertahankan karyawan adalah dengan memastikan mereka bahagia dan puas dengan peran mereka di perusahaan.

Beberapa kiat retensi karyawan, meliputi:

• Penggunaan teknologi: teknologi mendukung kinerja dan pengalaman karyawan
• Budaya organisasi: ciptakan budaya organisasi yang ramah dan inklusi bagi semua karyawan, karena budaya membentuk interaksi antar karyawan
• Ruang kerja: desain ruang kerja yang membuat karyawan merasa nyaman guna meningkatkan produktivitas kerja
• Survei keterlibatan: rutin melakukan survei keterlibatan untuk menindaklanjuti umpan balik karyawan

#5 Development

Tahap development dan retention sangat erat dalam siklus hidup karyawan. 

Pemberian program development membuat karyawan berkembang di masa mendatang, sehingga ia enggan untuk resign. Adapun program development yang perlu Anda berikan kepada karyawan, antara lain:

• Rencana pengembangan karyawan yang selaras dengan bisnis dan kebutuhan mereka
• Berikan pengembangan kepemimpinan, sehingga karyawan siap mengambil lebih banyak tanggung jawab
• Lakukan coaching dan mentoring guna meningkatkan keterlibatan karyawan
• Lacak program development untuk melihat progres karyawan

#6 Offboarding

Offboarding ialah tahap yang cukup sulit bagi kedua belah pihak. Namun, tahap ini memiliki dua tujuan.

Pertama, membantu perusahaan menjadi lebih bijaksana tentang proses rekrutmen dan employee experience. Kedua, membentuk reputasi perusahaan positif, yang juga dipengaruhi oleh testimoni karyawan.

Untuk memperlancar offboarding, tim HR perlu melakukan:

• Exit interview untuk memahami pengalaman kerja dan alasan resign 
• Membantu karyawan menyerahkan tugas ke rekan setim agar kinerja terjaga
• Ucapkan terima kasih dan buat pesta perpisahan kecil kepada karyawan
• Tetap berhubungan dengan mantan karyawan

#7 Happy leavers

Tahap employee life cycle terakhir adalah happy leavers. 

Di tahap ini, Anda mempertahankan mantan karyawan sebagai sumber daya di masa mendatang. Jadi, tak ada salahnya untuk memiliki database mantan karyawan.

Hubungan baik antara perusahaan dan mantan karyawan akan memunculkan kemungkinan mereka bersatu kembali suatu hari nanti. Jika tidak, mereka akan merekomendasikan perusahaan Anda kepada teman yang sedang mencari pekerjaan.

Kunci menarik happy leavers adalah memberikan employee experience menakjubkan di seluruh tahapan siklus.

Penutup 

Employee life cycle menjadi aspek penting dalam tim HR. Pastikan karyawan produktif, engage, dan bahagia saat bekerja.

Di sisi lain, identifikasi kandidat terbaik dan pertahankan karyawan berkinerja tinggi. Satu hal yang tak kalah penting, siklus ini bersifat fleksibel sehingga tim harus mengubah strategi di setiap tahapannya.

https://id.hrnote.asia/orgdevelopment/employee-life-cycle-mampu-tingkatkan-produktivitas-perusahaan-221220/