Apa itu Project Management?
Dilansir dari Investopedia, project management adalah sebuah proses atau metode sebuah perusahaan dalam menjalankan berbagai macam proyek dan acara.
Di dalam project management, terdapat proses yang dimulai dari inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, sampai penutupan.
Perbedaan project management dengan manajemen pada umumnya terletak pada rentang waktu yang dijalankan.
Pasalnya, project management dibutuhkan ketika perusahaan ingin menjalankan sebuah proyek atau acara saja. Sedangkan manajemen biasa meliputi aspek yang lebih luas dan rentang waktunya tidak dapat ditentukan.
Orang yang bertanggung jawab terhadap keberlangsungan proyek dan semua rincian di dalamnya biasa disebut sebagai project manager atau manajer proyek.
Project manager merupakan seseorang dengan tanggung jawab tinggi yang harus memiliki banyak keahlian seperti komunikasi, negosiasi, dan pengetahuan bisnis yang mencukupi.
Aspek yang Perlu Diperhatikan
Nah, di dalam project management, terdapat aspek-aspek yang harus diperhatikan agar proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana.
Menurut Project Management Institute, 10 aspek yang harus diperhatikan dalam project management adalah:
- 1. Integrasi
- 2. Uang lingkup proyek
- 3. Waktu
- 4. Biaya
- 5. kualitas
- 6. procurement
- 7. sumber daya manusia
- 8. komunikasi
- 9. manajemen risiko
- 10. manajemen stakeholder
Aspek paling penting dari kesepuluh aspek di atas adalah ruang lingkup proyek yang merupakan inti dari keseluruhan proyek.
Jika ada perubahan dari ruang lingkup proyek, maka biaya, waktu, dan aspek lainnya juga akan ikut berubah.
Manajemen risiko juga sangat penting, karena perusahaan tetap harus memikirkan aspek bisnis seperti return on investment dari proyek yang dijalankan.
Pendekatan dalam Project Management
Dilansir dari Wrike, dua pendekatan utama terhadap project management, yaitu:
Tradisional
Pendekatan tradisional, cenderung lebih mendasar dikembangkan untuk beberapa industri seperti manufaktur.
Nah, biasanya industri yang menggunakan pendekatan ini menghasilkan produk fisik seperti mobil, komputer, bangunan, atau produk lainnya.
• Waterfall
Ketika menggunakan pendekatan ini, setiap tugas yang ada di dalam proyek harus diselesaikan satu persatu sebelum memulai tugas selanjutnya.
• Critical path method
Metode ini kurang lebih sama dengan Waterfall, menggunakan pendekatan yang sequential.
Project manager dapat memprioritaskan sumber daya yang dibutuhkan, serta tugas atau pekerjaan lain yang lebih penting untuk dilakukan terlebih dahulu.
Pekerjaan lain yang mungkin dapat menghambat jalannya proyek akan dilakukan terakhir.
• Critical chain project management (CCPM)
CCPM berfokus kepada sumber daya yang dibutuhkan untuk masing-masing tugas dan pekerjaan yang ada di dalam proyek.
Project manager akan mengidentifikasi tugas dengan prioritas paling tinggi, lalu membuat jadwal di sekitar prioritas tersebut.
Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa fokus utama dari proyek dapat benar-benar terlaksana.
Agile
Pendekatan agile dalam project management berfokus kepada kolaborasi tim, dibandingkan dengan struktur hierarki.
Pendekatan ini dikembangkan untuk software development pada tahun 2001.
• Scrum
Berbeda dengan pendekatan tradisional, pendekatan Scrum memungkinkan anggota tim untuk memiliki beban tanggung jawab yang biasa diemban oleh project manager.
Jabatan pemimpin dan fasilitator dalam pendekatan ini dipegang oleh “Scrum Master”.
• Kanban
Pendekatan Kanban kurang lebih sama dengan Scrum, namun dengan periode kerja yang bersifat lebih kontinyu.
• Extreme programming (XP)
Nah, pendekatan XP dikembangkan khusus untuk software engineering.
Pendekatan ini cocok untuk proyek dengan klien yang belum mengetahui apa yang dibutuhkan dari hasil akhir nantinya.
Hal ini dikarenakan dengan menggunakan XP, project manager dapat melakukan percobaan dan memberi feedback terhadap klien.
• Adaptive project framework (APF)
Pendekatan APF juga cocok untuk proyek berbasis teknologi dan informasi yang membutuhkan fleksibilitas dan juga tingkat adaptasi yang tinggi.
Tahapan dalam Project Management
Ketika ingin melaksanakan sebuah proyek, tentu saja terdapat proses di dalamnya. Proses-proses ini akan dipimpin oleh orang yang ditunjuk sebagai project manager (manajer proyek).
Tahapan yang terdapat dalam project management adalah:
1. Permulaan (Initiating)
Proses yang pertama dilakukan adalah inisiasi proyek. Di dalam proses ini, banyak variabel yang harus ditentukan.
Beberapa di antaranya adalah:
- • Tujuan proyek
- • Ruang lingkup proyek
- • Memilih manajer proyek
- • Risiko yang berpotensi muncul
- • Budget yang dibutuhkan
- • Perkiraan timeline besar
Poin paling penting dalam perencanaan adalah menentukan tujuan proyek dan hal apa saja yang ingin dicapai, serta ruang lingkup proyek.
Pasalnya, inti dari project management adalah memastikan bahwa semua proses yang dilakukan akhirnya dapat sesuai dengan tujuan awal.
2. Perencanaan (Planning)
Setelah menjabarkan berbagai macam variabel yang penting dalam proyek, proses selanjutnya adalah perencanaan.
Di dalam proses ini, manajer proyek harus membuat rancangan mengenai keseluruhan proyek mulai dari permulaan sampai akhir secara lebih rinci.
Beberapa contohnya adalah:
- • Berapa sumber daya manusia yang dibutuhkan
- • Sumber daya eksternal yang dibutuhkan (vendor, supplier)
- • Membuat perencanaan dana (optimis, realistis, dan pesimis)
- • Timeline yang spesifik
- • Rencana pelaksanaan
Nah, saat merencanakan sebuah proyek, stakeholder juga masuk dalam pertimbangan.
Pasalnya, mereka perlu dilibatkan agar dapat mengetahui hal-hal penting seperti risiko dan juga progres saat proyek sedang berlangsung.
3. Pelaksanaan (Executing)
Ketika rincian perencanaan sudah dibuat dan disetujui oleh project manager dan juga stakeholder, maka proyek dapat dilaksanakan.
Dalam pelaksanaannya, project manager memiliki tanggung jawab untuk memastikan semua hal berjalan sesuai dengan timeline dan anggaran dana yang sudah ditentukan.
Mulai dari memilih sumber daya yang akan mengerjakan proyek, memilih team leader, membuat kontrak dengan vendor, supplier, dan pihak-pihak eksternal lainnya.
Ia juga harus memastikan pekerjaan di lapangan berjalan lancar dengan memilih tim yang sesuai, dan juga menjaga komunikasi yang baik dengan anggota tim serta stakeholder.
Dengan banyaknya hal yang dipertanggungjawabkan, seorang project manager diharapkan memiliki kapasitas yang mencukupi seperti profesional, teratur, dapat berkomunikasi dan memimpin dengan baik.
4. Pengawasan (Control and Monitoring)
Saat mengawasi jalannya proyek, seorang project manager harus mengukur setiap progres yang ada agar sesuai dengan perencanaan.
Tak hanya mengukur progres, pengawasan juga dilakukan agar mengetahui ketika terjadi kesalahan atau kegiatan yang keluar dari jalur.
Jika diperlukan perubahan atau pembenaran baik dari segi kinerja ataupun pelaksanaan sistem, biasanya itu semua dapat ditemukan di tahapan ini.
Intinya, pengawasan sangat dibutuhkan agar semua hal dapat terlaksana sesuai dengan rencana.
5. Penutupan (Closing)
Ketika semua proses telah dilaksanakan dan disetujui oleh stakeholder, maka proyek dinyatakan selesai.
Saat penutupan berlangsung, project manager akan menyelesaikan kontrak dengan pihak eksternal yang dilibatkan, membuat arsip dokumen-dokumen penting, dan juga membuat laporan proyek.
Meskipun begitu, project management belum bisa dibilang rampung.
Pasalnya, terdapat proses kelanjutan seperti maintenance dan juga penyelesaian masalah-masalah yang ada.
Proses lanjutan tersebut tetap masuk ke dalam ruang lingkup kerja project management.
Copyright : https://glints.com/id/lowongan/project-management/#.YSWo844zbIU
